Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist ein Unternehmen unabhängig von seiner Größe verpflichtet, die gesamten Geschäftsprozesse rechtssicher zu archivieren. Dazu gehören nicht nur Rechnungen, denn von der Angebotsanfrage über die Auftragserteilung bis hin zur Rückabwicklung sind alle E-Mails wichtig – Stichwort „Geschäftsrelevanz“. Aus dieser Anforderung ergibt sich - selbst für kleine Unternehmen oder Soloselbstständige - unmittelbar die Notwendigkeit ein revisionssicheres E-Mail-Archiv einzusetzen.

Ein klassisches Backup reicht nicht aus um rechtssicher agieren zu können, da es i.d.R. nur ein Mal am Tag durchgeführt. Das bedeutet, dass alle Inhalte, die in der Zwischenzeit verändert, hinzugefügt oder gelöscht wurden, nicht im Backup enthalten sind. Ein Backup ergänzt eine Archivierungslösung, weshalb beide perfekt zusammenpassen und notwendige Bereiche im Unternehmen sind.

Allerdings besitzt eine E-Mail-Archivierung auch große Vorteile, z. B.

• Auslagerung der Daten vom E-Mail-Server (Einsparung von teurem Server-Speicherplatz)
• Unabhängigkeit von PST-Dateien und Anwenderverhalten
• Vereinfachung von Backup und Verkürzung von Restore-Zeiten
• Verfügbarkeit der E-Mails bei Ausfall des E-Mail-Servers
• Schnelle Volltextsuche über E-Mails und Dateianhänge
• Hohe Akzeptanz bei Anwendern durch leichte Bedienbarkeit
• Abschaffung von Postfachbegrenzungen